Große Projekte sollten Wachstum bedeuten. Bei vielen Agenturen zehren sie jedoch an den Ressourcen und schmälern den Gewinn – nicht, weil sie komplex sind, sondern wegen der falschen technischen Ausstattung und Arbeitsabläufe. Um Effizienz und Nachhaltigkeit wirklich zu verbessern, müssen wir den Stack, auf den wir uns verlassen, überdenken. Nicht nur in der Theorie, sondern auch in der Praxis.
Mit dem richtigen System kann selbst eine kleine Agentur ein Projekt mit 1.000 Websites übernehmen und es schneller, effizienter und profitabler abwickeln als ein aufgeblähtes Team mit veralteten Workflows.
Wenn deine Agentur über kleine Websites hinausgehen und große, hochkarätige Projekte gewinnen möchte, ist die wichtigste Entscheidung, die du triffst, wie du deinen Tech-Stack strukturierst.
Denn auf Enterprise-Ebene geht es bei der Auswahl von Tools nicht mehr nur um Bequemlichkeit oder Vorlieben. Es geht um Nachhaltigkeit, Rentabilität und darum, ob dein Team in der Lage ist, qualitativ hochwertige Arbeit in großem Umfang zu leisten, ohne auszubrennen oder ständig neue Mitarbeiter einzustellen.
Schauen wir uns an, wie das möglich ist und warum Greyd, Atarim, WP Umbrella und skalierbares Hosting eine leistungsstarke Kombination für Agenturen sind, die bereit sind zu wachsen.
Was die meisten Agenturen falsch machen
Viele Agenturen gehen jedes Projekt von Grund auf neu an. Jedes Design ist neu. Jeder Arbeitsablauf wird improvisiert. Jede Feedbackrunde bedeutet eine weitere Kette von E-Mails oder Screenshots. Und jedes Backup oder Update wird manuell durchgeführt, eine Website nach der anderen.
Diese Vorgehensweise mag bei fünf Websites ausreichen. Aber bei 50? Bei 500? Es bricht zusammen.
Nehmen wir zum Beispiel die Wartung. Ohne Automatisierung können selbst grundlegende wiederkehrende Aufgaben viel Zeit und Geld kosten. In einem Beispiel aus der Praxis, das uns von WP Umbrella berichtet wurde, bezahlte eine Agentur zwei Vollzeitmitarbeiter, die nichts anderes taten, als sich jeden Donnerstag und Freitag in die Kundenwebsites einzuloggen, um Updates und Backups manuell durchzuführen. Ohne Überwachungswerkzeuge, Massenaktionen oder automatisierte Berichte verbrachte das Team jede Woche Stunden damit, dieselben sich wiederholenden Aufgaben für Dutzende von Websites auszuführen.
Diese Art von Arbeitsabläufen mag vor zehn Jahren sinnvoll gewesen sein, aber heute ist sie ein klares Zeichen dafür, dass der falsche Stack dich mehr kostet, als du denkst.
Das Problem ist nicht die Agentur. Es ist der Stack.
Die vier Säulen eines skalierbaren Websystems
Um komplexe Projekte zu bewältigen, ohne die Zahl der Mitarbeiter zu erhöhen, muss dein Stack vier wichtige Säulen unterstützen:
1. Strukturierte Erstellung von Websites mit der Greyd.Suite
Hier liegt die größte Hebelwirkung.
Mit Greyd kannst du dynamische, vernetzte Webseitensysteme mit dem WordPress Site-Editor erstellen, ohne auf Pagebuilder Tools von Drittanbietern oder kundenspezifische Entwicklungen für jede Funktion angewiesen zu sein.
Nehmen wir das Beispiel von Mrs.Sporty, einem deutschen Fitness-Franchise-Unternehmen mit 250 Standorten. Jedes Studio brauchte seine eigene Website. Die Zentrale wollte jedoch eine strikte Markenkonsistenz aufrechterhalten, globale Inhalte kontrollieren und Aktualisierungen sofort auf allen Websites bereitstellen, während gleichzeitig jeder Standort seine eigenen Öffnungszeiten, Trainer oder Angebote verwalten können sollte.
Die Lösung: eine Master-Site mit synchronisierten Vorlagen, Global Styles, benutzerdefinierten Beitragstypen und dynamischen Platzhaltern.
Mit Greyd erstellte das Team wiederverwendbare, dynamische Komponenten, die für jeden Standort angepasst, aber zentral gesteuert werden konnten. Du musst eine CTA-Schaltfläche für alle 250 Websites aktualisieren? Ändere es einmal. Erledigt. Du willst eine neue Kampagne in ganz Europa einführen? Schalte sie innerhalb von Minuten weltweit frei.
Die Vorlagen passen sich an den lokalen Kontext an und bleiben gleichzeitig im Design verankert. Das bedeutet, dass Franchise-Nehmer oder Standortmanager Inhalte aktualisieren können, ohne jemals die Integrität des Layouts zu gefährden. Keine kaputten Raster. Keine Panikanrufe am Freitagabend.
Diese Architektur ist nicht auf Franchise-Systeme beschränkt. Sie funktioniert genauso gut für Partnerprogramme, Mehrmarkengruppen, mehrsprachige Setups oder Produkt-Landing-Page-Systeme. Und das alles läuft auf WordPress.
2. Effiziente Zusammenarbeit mit Atarim
Eine Website online zu stellen ist nur die halbe Miete. Es ist schwieriger, Momentum über Revisionen hinweg aufrechtzuerhalten: Du musst Feedback einholen, Genehmigungen verwalten und dich mit mehreren Beteiligten abstimmen. Viele Projekte geraten hier ins Stocken. Atarim hält den Prozess in der Spur.
Dies geschieht, indem unübersichtliche E-Mail-Threads, verstreute Google Docs und endlose Zoom-Anrufe durch strukturierte, visuelle Feedback-Workflows ersetzt werden. Kunden können direkt auf eine Live-Site oder eine Designvorschau klicken, um Kommentare zu hinterlassen. Interne Teams verwalten diese als Aufgaben, mit vollständigem Kontext und Nachverfolgung.
Das Ergebnis sind schnellere Feedbackschleifen, weniger Missverständnisse und kürzere Projektlaufzeiten.
Mit zunehmender Größe und Komplexität der Projekte steigt auch der Bedarf an einer optimierten Kommunikation. Atarim bietet einen zentralen Raum für Feedback und Zusammenarbeit und sorgt dafür, dass alle an einem Strang ziehen, ohne die Dinge zu verlangsamen.
In Kombination mit dem dynamischen Inhaltssystem von Greyd bedeutet dies auch, dass es weniger Revisionszyklen gibt. Du musst nicht jedes Mal das Layout neu schreiben, wenn der Kunde eine Telefonnummer oder eine Überschrift ändern möchte. Diese Daten befinden sich in strukturierten Feldern. Die Kunden aktualisieren sie in Sekundenschnelle selbst, oder du tust es.
3. Automatisierte Wartung mit WP Umbrella
Sobald die Website online ist, endet deine Verantwortung noch lange nicht. Vor allem im großen Maßstab wird die Wartung zu einer großen operativen Belastung, wenn sie nicht intelligent gehandhabt wird.
WP Umbrella macht die Wartung zu einem rationalisierten, automatisierten Prozess.
Anstatt sich in jede Website einzuloggen, nach Updates zu suchen, Backups durchzuführen und manuell Berichte zu erstellen, nutzen Agenturen WP Umbrella, um:
- Massenaktualisierung von Plugins und Themes für hunderte von Websites
- Überwachung von Uptime und Leistung
- Automatisierte Backups, ohne dass große Zip-Dateien die Server verstopfen
- Erstellung kundenfreundlicher Berichte, die deinen Wert beweisen
Einer der größten Vorteile ist die Möglichkeit, vom reaktiven zum proaktiven Service überzugehen. Du wartest nicht mehr auf verärgerte Kunden, die Ausfälle melden. Du siehst die Probleme, bevor sie auftreten. Du kannst sie lösen, bevor sie eskalieren.
Und genauso wie bei der Website-Erstellung lässt sich auch dies skalieren. Ob du nun 20 oder 1.000 Websites betreust, der Prozess bleibt effizient, zentralisiert und profitabel.
4. Skalierbare Infrastruktur mit solidem Hosting
Nichts davon ist von Bedeutung, wenn deine Infrastruktur langsam, anfällig oder nicht skalierbar ist.
Dein Hosting-Provider muss große Multisite-Netzwerke oder verteilte Single-Site-Konfigurationen unterstützen. Dazu benötigst du schnelle Staging-Umgebungen, zuverlässige Backups und die Möglichkeit, Änderungen sicher zu verteilen – vor allem, wenn ein einziges Update hunderte von Websites betreffen kann.
Für welchen Hosting-Anbieter du dich entscheidest, hängt zwar von deinen technischen Anforderungen und deinem Kundenprofil ab, aber wichtig ist: Hosting ist keine Checkbox, die man einfach abhaken kann. Es ist ein Teil deines Stacks. Und für die Arbeit auf Enterprise-Ebene muss es grundsolide sein.
Mehr als Tools – echte Infrastruktur
Es ist verlockend, diese vier Komponenten – Greyd, Atarim, WP Umbrella und Hosting – als separate Werkzeuge zu betrachten. Aber zusammen bilden sie die Infrastruktur für eine neue Art von Agentur. Eine, die in Systemen und nicht in Einzelprojekten denkt.
Mit diesem Stack können kleine Teams Großes leisten
Wir haben gesehen, wie Agenturen ganze Franchise-Plattformen mit Tausenden von Websites erstellt haben, indem sie Greyd zur Zentralisierung des Designs, Atarim zur Rationalisierung der Kommunikation, WP Umbrella zur Automatisierung der Wartung und zuverlässiges Hosting zur Unterstützung von Leistung und Uptime eingesetzt haben.
Das Ergebnis? Eine Kostenstruktur, bei der die Erstellung von 1.000 Websites nicht den 1.000-fachen Aufwand bedeutet. Wir haben festgestellt, dass die Kosten pro Website auf bis zu 150 € gesunken sind, wobei noch viel Spielraum bleibt.
Du brauchst nicht einzustellen. Du musst strukturieren.
Hier liegt die eigentliche Chance.
Anstatt mehr Entwickler zu suchen oder Lücken mit Freelancern zu schließen, können Agenturen ihre Arbeitsweise neu überdenken. Nicht, indem sie an allen Ecken und Enden sparen, sondern indem sie in einen Stack investieren, der die mühsamen Teile automatisiert, die wiederholbaren Teile standardisiert und Ihrem Team den Rücken freihält, um sich auf das zu konzentrieren, was tatsächlich Wert schafft.
Anstatt jede Seite einzeln zu erstellen, arbeitest du mit Vorlagen. Anstatt Inhalte über mehrere Websites hinweg zu kopieren und einzufügen, verlässt du dich auf strukturierte Daten. Rückmeldungen werden nicht mehr in verstreuten Nachrichten gesammelt, sondern fließen über eine visuelle Schnittstelle, durch die dein Team und deine Kunden leicht navigieren können. Und anstatt sich bei hundert verschiedenen Websites anzumelden, verwaltest du alles über ein zentrales Dashboard.
So sieht Arbeit auf Enterprise-Ebene aus, wenn man sie richtig strukturiert. Und so können kleine Agenturen mit größeren konkurrieren – und gewinnen.
Wettbewerbsfähig trotz Niedriglöhne
Und ein letzter Punkt: Wenn du eine Agentur in einer Hochkostenregion betreibst, wirst du nicht gewinnen, wenn du mit Niedriglohnländern über den Preis konkurrierst. Aber bei Struktur, Geschwindigkeit und Wert kannst du durchaus konkurrieren. Die Agenturen mit dem größten Erfolg sind nicht die mit den größten Teams, sondern die mit den effizientesten Systemen.
Du brauchst kein größeres Team. Du brauchst einen besseren Stack.
Schau dir unseren Vodcast Greyd Conversations über dieses Thema an:
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